Demander une exportation complète de l'organisation

Demandez une exportation complète lorsque vous avez besoin d'une archive des données et des fichiers de votre organisation. L'archive contient chaque fichier téléversé par votre organisation, une copie Word de chaque proposition et chaque enregistrement en JSON et en CSV.

Demander l'exportation

Seul un administrateur de votre organisation peut demander ou télécharger une exportation complète. La demande exige une vérification multifactorielle récente. Si ProposalForge vous demande de vous vérifier de nouveau, faites-le, puis sélectionnez de nouveau Demander une exportation complète.

1. Ouvrez Paramètres, puis Exportation des données.
2. Sélectionnez Demander une exportation complète.
3. Effectuez la vérification en deux étapes si elle vous est demandée.
4. Attendez que la tâche passe de En attente à la préparation, puis à Prête.

Une seule exportation complète peut être préparée à la fois pour votre organisation. Si la vérification est annulée, aucune nouvelle exportation n'est demandée.

Télécharger et inspecter

Sous Exportations complètes récentes, sélectionnez Télécharger sur une tâche Prête. Chaque clic sur Télécharger crée un nouveau lien valide pendant une heure. L'archive elle-même est conservée 7 jours. Après ce délai, la tâche indique Expirée et vous devez demander une nouvelle exportation.

Une tâche terminée peut tout de même signaler des éléments qui n'ont pas pu être inclus. L'équipe ProposalForge est avisée de ces éléments. Conservez l'archive téléchargée avec des contrôles d'accès adaptés à son contenu.

Contenu de l'archive

• README.md décrit l'archive en anglais et en français.
• manifest.json décrit chaque fichier, chaque proposition et chaque table, avec le nombre de lignes, les clés primaires et les liens entre les tables.
• files/ contient chaque fichier téléversé dans son format d'origine, sous l'enregistrement auquel il appartient. Un fichier auquel aucun enregistrement ne renvoie, comme une pièce jointe de soutien, se trouve sous files/{bucket}/other/.
• proposals/ contient une copie Word de chaque proposition.
• data/ contient un fichier JSON et un fichier CSV pour chaque table.

Chaque fichier Word est une copie d'archive de la proposition telle qu'elle est au moment de la demande. Son en-tête de page indique qu'il s'agit d'une copie d'archive ProposalForge et donne le statut de la proposition. Ce n'est pas une soumission : les vérifications de soumission ne sont pas appliquées, et une section encore vide l'indique.

Décompresser l'archive avec un chemin court

Décompressez l'archive dans un dossier au chemin court, par exemple C:\export. Sous Windows, un chemin de fichier est limité à 260 caractères, et certains chemins de l'archive sont assez longs pour dépasser cette limite si vous décompressez dans un dossier profond. Dans ce cas, les fichiers concernés ne se décompressent pas, tandis que le reste de l'archive se décompresse normalement.

Exportations volumineuses

Les archives d'au plus 200 Mo sont préparées dans le produit. Si les données de votre organisation dépassent cette taille, l'équipe ProposalForge est avisée et vous livre l'archive d'ici 5 jours ouvrables.

Ce qui n'est pas inclus, et pourquoi

Le fichier README énumère chaque table et chaque colonne laissées de côté, avec la raison :

• les identifiants et les secrets de sécurité, comme les jetons d'API et les invitations;
• les files de traitement et l'état des tâches, qui décrivent du travail en cours plutôt que vos données;
• les index et les caches dérivés, qui sont reconstruits à partir des enregistrements inclus;
• l'état temporaire de l'interface, comme les personnes qui consultent une proposition en ce moment, ainsi que vos notifications;
• la mesure de l'utilisation;
• votre correspondance avec le soutien de ProposalForge, qui est disponible sur demande;
• les données privées de l'assistant IA, que seul leur auteur peut voir;
• les commentaires sur les articles d'aide;
• les données budgétaires publiques du gouvernement chargées par l'équipe ProposalForge, qui ne sont pas des données de votre organisation.

Les détails de facturation du compte et les paramètres de sécurité du compte, comme les paramètres de vérification multifactorielle, sont aussi laissés de côté.

Si une exportation échoue

Une tâche en Échec signifie que l'exportation n'a pas pu être terminée. L'équipe ProposalForge est avisée automatiquement. L'administrateur qui a demandé l'exportation reçoit aussi un courriel qui ne contient qu'un lien vers les paramètres d'exportation des données et un court avis; pour votre sécurité, il ne contient aucun détail de vos données. L'équipe fait un suivi auprès de vous d'ici 2 jours ouvrables. Dans les paramètres, vous pouvez voir l'état et demander une nouvelle exportation. Si la liste ou un téléchargement échoue, actualisez la page, puis ouvrez une demande de soutien en fournissant les détails de la tâche, plutôt que de présumer que l'archive est vide.

Livraison planifiée vers SharePoint ou OneDrive

ProposalForge peut envoyer une exportation complète vers un site SharePoint ou un dossier OneDrive contrôlé par votre organisation, chaque semaine ou chaque mois. L'archive est envoyée depuis les serveurs canadiens de ProposalForge, par Microsoft Graph, vers votre locataire Microsoft 365. L'endroit où votre locataire conserve les fichiers est déterminé par votre organisation.

Ouvrez Paramètres, puis Exportation des données, et sélectionnez Configurer la livraison planifiée. Chaque modification exige une vérification multifactorielle récente. Saisissez l'ID du locataire Microsoft 365, l'Adresse du site SharePoint et un Dossier. Choisissez chaque semaine ou chaque mois, ainsi qu'une heure, en heure de l'Est. Effectuez ensuite trois étapes :

1. Un administrateur général ou un administrateur de rôle privilégié de votre locataire sélectionne Ouvrir le lien d'approbation et approuve ProposalForge. Microsoft demande uniquement l'autorisation Accéder aux collections de sites sélectionnées (Sites.Selected). Cette approbation seule ne donne à ProposalForge accès à rien.
2. Votre administrateur SharePoint donne à ProposalForge l'accès en écriture à ce seul site. Les paramètres affichent deux commandes à cette fin, où l'adresse de votre site et l'ID d'application de ProposalForge sont déjà inscrits. Avant de les exécuter, remplacez {site-id} par l'ID que renvoie la première requête, et <your PnP app id> par l'ID client de la propre inscription d'application de votre organisation. ProposalForge pourra alors écrire uniquement dans ce site.
3. Sélectionnez Tester la connexion. ProposalForge écrit dans le dossier un fichier nommé README-ProposalForge.txt. Ce fichier explique à quoi sert le dossier, et chaque test le remplace.

Après un test réussi, activez Livrer selon le calendrier. Livrer maintenant lance une livraison d'ici 15 minutes, sans attendre le calendrier, ce qui permet de vérifier la première livraison avec votre équipe des TI.

Nous recommandons un site SharePoint plutôt qu'un OneDrive personnel : un OneDrive appartient à une seule personne et est supprimé lorsque cette personne quitte votre organisation.

Chaque livraison est un fichier ZIP nommé proposalforge-complete-export-{date}-{id}.zip, dont le contenu est le même que celui d'une exportation complète. ProposalForge ne modifie et ne supprime jamais un fichier livré; la durée de conservation des livraisons antérieures relève de votre organisation.

Si une livraison échoue

ProposalForge fait au plus trois tentatives pour chaque livraison. Si la livraison n'aboutit toujours pas, chaque personne qui peut demander une exportation complète reçoit un courriel qui ne contient qu'un lien vers les paramètres d'exportation des données et un court avis; pour votre sécurité, il ne contient aucun détail de vos données. L'équipe ProposalForge est avisée en même temps et fait un suivi auprès de vous d'ici 2 jours ouvrables. Les paramètres affichent le résultat et la raison.

Désactiver la livraison et retirer l'accès

Désactivez Livrer selon le calendrier ou sélectionnez Supprimer la livraison planifiée. Les fichiers déjà livrés restent dans votre dossier. Pour retirer l'accès de ProposalForge dans Microsoft 365, votre administrateur SharePoint retire l'autorisation du site, ou un administrateur général retire l'application ProposalForge Data Delivery sous Applications d'entreprise, ce qui retire l'accès pour tous les sites à la fois.